物流中的应付账款流程看似简单,但与之相关的书面记录可能会很快演变成海啸。

——CEO兼总裁Danny SchaarmannX套件北美

与许多事情相比,物流行业中的应付账款(AP)流程相对容易解释。用最简单的术语来说,它们包括将一些东西从A点运送到B点,有时还需要通过C点。

不管需要运送的是什么东西——一台大型机器还是数千个口罩——过程基本上都是一样的。通常,一家公司用卡车提货,另一家公司用轮船或飞机长途运输货物,最后,第三家公司负责将货物安全地送到他们的最终目的地。

为了确保这一切尽可能顺利和有效地进行,许多组织选择雇用物流公司来管理这一过程。

假设一个组织需要将货物从北美运送到欧洲。为了实现这一目标,该物流公司首先与当地一家公司签订合同,提取该组织的货物并将其运送到洛杉矶的一个装运港。另一份合同是安排一家航运公司将一个40英尺的集装箱转运到德国汉堡的一个中转站。最后一步,物流供应商与汉堡的一家运输公司签订合同,将货物提货并运送至其最终目的地奥地利维也纳。

一个相对简单的过程,对吗?虽然看起来是这样,但与之相关的书面记录可能会很快演变成海啸。只需考虑在上述场景中需要生成的文档类型。首先,在美国、德国和奥地利,有一份客户发货订单、三到四份针对不同服务提供商的不同采购订单,以及一份针对海关的提货单。

这还不止于此。那个集装箱?为了优化运输成本,它还装满了来自其他几个客户的货物,当然所有这些客户都要去不同的地方。为了管理这一过程,物流供应商必须与德国的一个仓库签订合同,以分摊所有不同目的地的运费。这就需要一整套其他关键文档,如海关文档和采购订单。

但我们还没有完成。这仍然是所有服务提供商的问题。可以理解的是,他们希望及时获得服务报酬,希望能够快速提交账单文件和发票。这通常作为多批货物的集体发票处理,并且(假设在此过程中没有其他问题)这是物流供应商必须作为财务结算过程的一部分处理的最后一个令人头痛的问题。

考虑到所有这些,很容易看出一个简单的货物转移是如何让AP部门感觉到他们简直被文件淹没了。事实上,他们需要有人给他们扔救生圈。

自动化救援

一个简单的事实是,如果没有扫描和工作流技术,管理这些过程的唯一方法就是让越来越多的人来解决这个问题。换句话说,庞大的人力资源和巨大的成本。

但事情是这样的。仔细查看大多数客户和供应商文档。您会发现,与大多数其他行业不同,发货编号是最重要的参考资料之一。这是物流公司如何组织和参考订单的关键。

这正是许多物流公司不愿采用AP自动化的原因。他们的订单以一种独特的方式被组织和引用,他们担心系统不能准确地处理这一过程,这可能会给他们的业务和客户带来各种混乱。

但他们没有意识到的是自动化技术已经取得了长足的进步。今天的智能软件系统能够建立文件中所有相关位置之间的关系。基本上,他们执行一个三方匹配,以确保采购订单、货物收据和发票是联系在一起的,并检查任何错误或不符之处。通过定制,这种应付账款的标准流程可以适应物流行业的具体要求,可以根据发货号进行单证匹配,作为参考。

AP自动化解决方案可以帮助物流供应商优化数据捕获和数据存储所需的所有步骤,而智能工作流自动路由完成的文件,并转移任何错误的文件进行澄清。这些类型的解决方案还提供了数据和文档的集成归档,这意味着所有信息都可以快速、轻松地找到。

换句话说,有了自动化,纸张归档——以及大量的纸张——将成为过去。物流供应商可以松一口气了。